Das Records Management (oder das Management von Geschäftsdokumenten oder das Dokumentenmanagement oder das Records Management ) ist ein Informationsmanagementsystem und zeichnet organische - Dokumente oder Daten nachweisende Geschäfte (einschließlich professioneller) in keinem beliebigen Format auf.
Im französischsprachigen Raum besteht kein Konsens über die Übersetzung des Ausdrucks Records Management und der französischen Versionen der verschiedenen internationalen Standards, die ihn verwenden, um Datensätze in Dokumente, archivierte Dokumente, Aktivitätsdokumente oder dokumentierte Informationen zu übersetzen. In ähnlicher Weise übersetzt die französische Version der Datenschutzverordnung der Europäischen Union (RGPD) das Wort je nach Kontext auf vier verschiedene Arten: Dateien, Archive, Register und Aufzeichnungen. Tatsächlich bezeichnen Aufzeichnungen im allgemeinen Englisch jede Art von Dokument, wie der Ausdruck Public Record Office belegt, der das British National Archives seit langem bezeichnet. Im Zusammenhang mit der Verwaltung von Aufzeichnungen hat das Wort eine rechtliche Konnotation angenommen, was bedeutet, dass es nur für Dokumente gilt, die validiert oder aufgezeichnet wurden und somit einen Beweiswert erlangt haben, während das Archivmaterial des Ausdrucks von Archivfachleuten übernommen wurde, um Dokumente spezifisch zu kennzeichnen für historische Zwecke von spezialisierten Diensten aufbewahrt. Das Übersetzen von Aufzeichnungen als „Aufnahme“, wie es immer noch zu oft gemacht wird, ist daher ein Fehler.
Die Verwaltung von Archivdokumenten ist "der Bereich der Verwaltung, der für die effiziente und systematische Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Wartung, Verwendung und Bereitstellung von Dokumenten einschließlich des Prozesses der Eingabe des Dokuments verantwortlich ist. Informationen und Nachweise zu Geschäften und Transaktionen". . Es besteht darin, Dokumente mit einem bestimmten rechtlichen Wert zu identifizieren, zu klassifizieren, zu archivieren, zu bewahren und manchmal zu zerstören. Ziel ist es, alle Dokumente oder Daten, die ein Unternehmen zur Rechtfertigung seiner Tätigkeit benötigt, effizient und systematisch zu organisieren, mit dem Ziel der Rückverfolgbarkeit , Integrität, Sicherheit und Nachhaltigkeit von Informationen, aber auch der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
ISO definiert Archivaufzeichnungen als „Informationen, die von einer Organisation oder Person im Falle eines Gerichtsverfahrens, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zum Zwecke der Geschäftsführung als Beweismittel erstellt, empfangen und aufbewahrt werden “.
Der Ausschuss für elektronische Aufzeichnungen des Internationalen Archivrates definiert Archivaufzeichnungen als "eine bestimmte Information, die bei der Einleitung, Durchführung oder Durchführung einer Aktivität aufgezeichnet, generiert, gesammelt oder empfangen wird und deren Inhalt , Kontext und Struktur ausreichen Beweise oder Demonstrationen für diese Aktivität vorlegen. "
Während der Archivdatensatz häufig mit dem Datensatz in seiner traditionellen Form identifiziert wird, kann er sowohl ein greifbares Objekt als auch eine digitale Information sein, die für eine Organisation von Wert ist. Beispielsweise sind Bürodokumente, der Inhalt von Datenbanken oder Websites oder Intranet, Anwendungsdaten und E-Mails Archivdokumente.
Die Dokumente zeichnen sich aus durch:
Ihr Lebenszyklus kann wie folgt beschrieben werden:
Die Management Records wurden in den USA nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelt . Der Begriff wurde in den 1960er Jahren vom französischen Archivar Yves Pérotin populär gemacht .
Ziel ist es, die Existenz und Zugänglichkeit von Dokumenten, ihre Authentizität , Zuverlässigkeit und Integrität zu gewährleisten und deren Verwendung zu ermöglichen.
Oft hilft ein Archivverwaltungssystem bei der Ablage und täglichen Verwaltung von Archivmaterial während ihres Lebenszyklus. Ein solches System kann auf Papier basieren (zB Karteikarten werden eingesetzt in Bibliotheken oder auf einem) Computersystem wie ein GED .
Die Hauptfunktionen dieses Systems sind:
Gemäß ISO 15489 " Records Management " veröffentlicht inOktober 2001 und deren letzte Version stammt aus dem Jahr 2016, dies beinhaltet:
Die ISO-Norm kann durch das vom DLM-Forum unter dem Namen MoReq veröffentlichte Kompendium der Anforderungen an die Organisation der Archivierung ergänzt werden , dessen letzte Version 2011 veröffentlicht wurde.
Die Norm ISO 15489 wird außerdem durch zwei sich ergänzende Normen ergänzt:
Ein Aufbewahrungsplan , auch Sortiertabelle genannt, legt die „Lebensdauer“ von Dokumenten nach rechtlichen oder historischen Kriterien fest. Es wird verwendet, um den Wert eines Dokuments (primärer oder sekundärer Wert) zu bestimmen. Der Hauptwert eines Dokuments besteht darin, warum der Hersteller oder Inhaber eines Dokuments es aus administrativen, rechtlichen oder finanziellen Gründen aufbewahren sollte. Der Sekundärwert ergibt sich aus dem historischen Interesse eines Dokuments.
Die physische Verwaltung von Archivdokumenten umfasst eine Vielzahl von Disziplinen. Die Dokumente, was auch immer sie sind, müssen klassifiziert und indexiert werden : Es ist eine grundlegende materielle Notwendigkeit. Ihre intellektuelle Meisterschaft erfordert darüber hinaus Kenntnisse in Recht, Geschichte, Ingenieurwesen und die Koordination verschiedener Fachkenntnisse.
Die allgemeinen Grundsätze für die Verwaltung von Archivdatensätzen gelten für alle Dokumentformate. Digitale Dokumente werfen jedoch besondere Probleme auf. Es ist schwieriger sicherzustellen, dass Inhalt, Kontext und Struktur von Dokumenten erhalten und geschützt werden, wenn die Dokumente keine physische Existenz haben.
Im Gegensatz zu Archivpapierdokumenten können digitale Dokumente nicht ohne Computer oder ein anderes Gerät gelesen werden . Funktionalen Kriterien in Bezug auf Computersysteme , die verwendet werden können , digitale Archivalien zu verwalten haben , von den Vereinigten Staaten Department of Defense ausgestellt wurde ( „ DoD 5015.2 “ ( Archiv • Wikiwix • Archive.is • Google • Was ist zu tun? ) ), Von der britischen National Archives [1] und von der Europäischen Union durch das MoReq ( Modellanforderungen für die Verwaltung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen ).
Es stellen sich Fragen nach der Fähigkeit, digitale Dokumente langfristig aufzubewahren, immer zugänglich und lesbar zu machen. Zum Lesen digitaler Archivdokumente ist eine Kombination aus einer Softwareversion und einem Computersystem erforderlich . Das Risiko ergibt sich aus der Geschwindigkeit, mit der sich Technologien ändern. Es wird viel geforscht, um dieses Problem anzugehen. Die vollständige und integrierte Verwaltung von Computerarchiven stellt Archivare der neunziger Jahre vor große Herausforderungen.
Ab 2005 und aufgrund strengerer Vorschriften wuchs das Interesse der Unternehmen an der Verwaltung von Archivdokumenten. Während Regierungen oder juristische und medizinische Berufe in der Vergangenheit Archivdokumente organisiert haben, ist die Führung von Aufzeichnungen in Unternehmen wenig standardisiert. Darüber hinaus haben Skandale wie der der Enron Corporation / Arthur Andersen und in jüngerer Zeit die Zerstörung von Archivdokumenten bei Morgan Stanley das Interesse an der rechtlichen Nützlichkeit der Archivdokumente des Unternehmens und an der Verhinderung von Rechtsstreitigkeiten erneut geweckt. Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act in den USA haben zur Standardisierung der Verwaltungspraktiken für Archivunterlagen in Unternehmen geführt. In den neunziger Jahren gab es zahlreiche Gespräche zwischen Dokumentenmanagern und IT-Spezialisten , um die gesetzlichen Anforderungen besser zu erfüllen und Risiken besser zu antizipieren.
Datenschutz , Datenschutz und Identitätsdiebstahl sind für Records Manager zu interessanten Bereichen geworden. Ihre Rolle beim Schutz von Archivdokumenten in Unternehmen hat sie häufig dazu veranlasst, sich mit diesen Problemen zu befassen. Die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als zulässig aufbewahrt werden, hat es erforderlich gemacht, Aufbewahrungspläne festzulegen, aus denen hervorgeht, wie lange Archivdokumente vernichtet werden können oder müssen.
In Frankreich wurde das Beweisrecht durch das Gesetz 2000-230 von angepasst13. März 2000und dessen Durchführungsverordnung (siehe Beweisrecht in der Informationstechnologie in Frankreich ).
Ein Archivierungsdatensatzverwaltungssystem ist ein Computerprogramm (oder eine Sammlung von Programmen), das zum Verfolgen und Speichern von Datensätzen verwendet wird. Dieser Begriff unterscheidet sich von denen von Bild- und Dokumentenverwaltungssystemen, die sich auf die Aufnahme von Bildern bzw. die Dokumentenverwaltung spezialisiert haben. Archivdokumentverwaltungssysteme bieten üblicherweise ein hohes Maß an Sicherheits- und Überwachungsfunktionen, die auf die Anforderungen von Archivdokumentenmanagern zugeschnitten sind.
In diesem Zusammenhang ist es angebracht, über zwei diesbezügliche Konzepte zu sprechen, nämlich EDM (Electronic Document Management) und SAE (Electronic Archiving System), wobei das erste (EDM) als Zusammenstellung von Hardware- und Softwaretools definiert wird Sicherstellung des Lebenszyklusmanagements und aller Glieder in der Dokumentverarbeitungskette. Die zweite (SAE) ist der Aufbewahrung digitaler oder digitalisierter Dokumente einer Organisation gewidmet.
Unternehmen haben sich auf die Speicherung von Archivdokumenten auf Papier oder in elektronischer Form spezialisiert. Sie bieten eine dichte und sichere Aufbewahrung von Dokumenten aus Archivpapier und können bestimmte klimatische Bedingungen für die Aufbewahrung von anderen sensiblen Medien als Papier bieten.