Archivierung

Das Archiv besteht aus einer Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen, die Zugänglichkeit langfristiger Informationen (Dateien, Dokumente, Daten) zu gewährleisten, die aus rechtlichen oder kulturellen Gründen aufbewahrt werden oder aufbewahrt werden sollen. Es enthält gleichzeitig Regeln (Verfahren), Kompetenzen und Infrastrukturen.

Normalerweise betrifft die Archivierung administrative Prozesse. Je nach Medium der Information wird angegeben , ob es elektronische Archivierung, audiovisuelle Archivierung , Web - Archivierung , drücken Sie die Archivierung etc.

Ziele archivieren

Dieser Prozess umfasst die Überwachung des Lebenszyklus von Aufzeichnungen, deren Auswertung, um zu bestimmen, welche Aufzeichnungen wie lange aufbewahrt werden sollen und wann sie entsorgt oder in ein geeignetes System gestellt werden sollen, ihre Übertragung auf einen bestimmten Speicherplatz, ihre Aufbewahrung (langfristige Aufbewahrung und Sicherheit), ihre Beschreibung, ihre Beratung (Zugang, Verteilung) und ihre Bewertung.

Neben der Verwaltung der Archive selbst befasst sich die Archivierung auch mit der Organisation der vorgelagerten Verwaltung von Archivdokumenten bei den Herstellern ( Records Management ), um den gesamten Lebenszyklus der Dateien bis zu ihrer Beseitigung oder ihrem Eintritt in die Archivierung zu kontrollieren System (durch Übertragung) und folglich die Qualität dieser und ihrer Metadaten aus ihrer Erstellung.

Archivierungsfunktionen

Aktenverwaltung

Die Kontrolle der Produktion von Informationen, ihre Bewertung, der Erwerb und die Sammlung von Dokumenten sowie Aktivitäten, die unter dem englischen Begriff " Records Management" bekannt sind , umfassen insbesondere:

• Unterstützung der Informationsproduzenten bei der Erstellung und Klassifizierung ihrer Dateien, um sicherzustellen, dass die Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus (Beratungs- und Schulungsaktivitäten) ehrlich , authentisch, zuverlässig und verwendbar sind.
• die Dateien wissenschaftlich bewerten , indem durch Aufbewahrungsregeln das endgültige Schicksal der Dateien bestimmt wird (d. h. welche Archivierungswerte haben oder nicht),
• Organisieren Sie am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist die Entsorgung von Dateien ohne Archivierungswert und übertragen Sie alle Dateien, deren Archivierungswert festgestellt wurde, in die historischen Archive.
• Wenn die Organisation dies benötigt oder wünscht, erwerben Sie private Archive (prospektiver Ansatz, Spenden- oder Einzahlungsvereinbarungen).

Behandlung

Die Archivierungsverarbeitung betrifft das Sortieren, Umpacken und Beschreiben von Dokumenten. Es ist :

• Sortieren Sie die übernommenen Dokumentationseinheiten (Dateien, Dokumente usw.), verpacken Sie sie in Material, das zur langfristigen Aufbewahrung bestimmt ist, kontrollieren Sie die Validierung elektronischer Daten und deren Migration in für die Archivierung geeignete Formate.
• Beschreiben Sie die Dokumentationseinheiten (Dateien, Dokumente usw.) bei der Suche nach Hilfsmitteln (Inventare, Verzeichnisse usw.), damit wir die benötigten Informationen leicht finden können.
• möglicherweise die Informationen auf einem dauerhaften Medium / Format reproduzieren (für elektronische Dokumente migrieren);

Erhaltung

Die Erhaltung der Dokumente , die langfristig und Schadenverhütung in Bezug auf :

• Schutz von Dateien vor allem, was ihre Integrität gefährden könnte, sei es durch natürliche Ursachen (Feuer, Wasserschäden, Mikroorganismen usw.), böswillige Handlungen oder technologische Veralterung (Verwendung geeigneter und kontrollierter analoger oder elektronischer Speicherplätze).
• Lassen Sie Medienverschlechterungen reparieren (Wiederherstellung, IT-Migration).

Diffusion

Die Verbreitung von Informationen über Archive betrifft deren Zugang und Entwicklung, Kommunikation und Vermittlung  :

• Kontrolle des Zugangs zu persönlichen und sensiblen Informationen (unter Schutzzeit),
• es physisch und intellektuell möglich machen, autorisierten Personen den Inhalt von Dokumenten (Daten und / oder Medien) zu konsultieren,
• Bekanntmachung der Existenz gespeicherter Informationen durch Bereitstellung und Förderung von Informationen (Veröffentlichungen, Reproduktionen, Ausstellungen und andere sekundäre Verwendungen).

Verwaltung

Die Verwaltung eines Archivdienstes besteht aus:

• Verwaltung der Dienstleistungen, insbesondere der finanziellen, personellen und materiellen Ressourcen (Kauf von Überholungsgeräten) und der Immobilien (Verwaltung von Räumlichkeiten und Lagerräumen).

Networking und beobachten

Archivare sind aufgefordert:

• Bleiben Sie über rechtliche, technische und organisatorische Neuigkeiten auf dem Laufenden.
• an Arbeitsgruppen teilnehmen,
• Folgen Sie dem Training.

Verweise

1. (de) "  Katalog der Archivdatenformate  " auf kost-ceco.ch (abgerufen am 19. Dezember 2019 )